• Samenstelling van de ASD
• Zittingsduur en rooster van aftreden
• Het instellen van groepen met een specifiek aandachtsgebied van de ASDI
• (instellen van) Projectgroepen
• Projectgroep Inclusie
• Raadpleging van de inwoners en contacten inzake de aandachtsgebieden
• Sollicitatieprocedure en sollicitatiecommissie
• Functies binnen de ASDI
• Taken voorzitter
• Taken secretaris
• Taken penningmeester
• Vergaderingen van de ASDI
• Besluitvorming
• Openbaarheid
• Aanwezigheid in vergaderingen
• Het uitbrengen van gevraagd en ongevraagd advies
• Jaarverslag
• Vergoeding en kosten
• Lidmaatschappen
• Evaluatie
• Slotbepalingen
• Inwerkingtreding van het Huishoudelijk Reglement
• Bijlage behorende bij dit Huishoudelijk Reglement

De Adviesraad Sociaal Domein Inclusief (hierna kortweg ASDI) is een permanent adviesorgaan van de gemeente Culemborg voor het verstrekken van gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad en het college van Burgemeester & Wethouders.

Leden van de ASDI onderhouden contacten voor wat betreft hun aandachtsgebied met hun achterban, al of niet georganiseerde belangenorganisaties, vrijwilligersorganisaties enzovoort In de gemeente Culemborg en/of het Rivierenland.

Twee leden van het aandachtsgebied Participatie – waarvan een lid uit de doelgroep – worden voorgedragen voor zitting In de cliëntenraad van Werkzaak.

Daarnaast Is er een permanente Projectgroep Inclusie. Deze projectgroep onderhoudt haar eigen netwerk. Ook geeft de Projectgroep Inclusie gevraagd en ongevraagd adviezen aan derden (privaat rechterlijk) over bijvoorbeeld toegankelijkheid. Onder supervisie van de Projectgroep Inclusie worden vrijwilligers ingezet voor bijvoorbeeld de toetsing van toegankelijkheid van winkels en/of toiletten.

Voor alle aandachtsgebieden¹ is het mogelijk een aparte projectgroep in te stellen.

Individuele leden van de ASDI kunnen – met Instemming van de vergadering – deelnemen aan projectgroepen. Hierbij vertegenwoordigt dit lid de ASDI, maar heeft geen zeggenschap (met andere woorden, hij/zij mag geen bindende uitspraken doen namens de ASDI.)

Het is van belang dat burgers zo lang mogelijk kunnen meedoen In Inclusieve samenleving, waar Iedereen ertoe doet en van waarde Is, ongeacht verschillen en beperkingen. Wanneer dat meedoen moeilijk(er) wordt, moet iedereen kunnen rekenen op bemoediging van de overheid en/of samenleving. De ASDI draagt hieraan bij door het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het college van B&W en de gemeenteraad. De Projectgroep Inclusie heeft daarbij de bevoegdheid gevraagd en ongevraagd adviezen aan derden te geven met als doel deze missie op een pragmatische manier te realiseren. Uitgangspunt voor de Projectgroep Inclusie hierbij is het VN verdrag handicap.

Deze missie en visie van de ASDI Is In een separaat document uitgewerkt.²

De wijze waarop de ASDI werkt, samenwerkt, haar taken organiseert en uitvoert Is vastgesteld In dit huishoudelijk reglement en gebaseerd op het principe van onderling vertrouwen.

Alle vergaderingen van de ASDI zijn openbaar. De leden hebben naast de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor alle aandachtsgebieden van de adviesraad, zijn/haar eigen aandachtsveld (Participatie, WMO, Jeugd en Inclusie). Op deze wijze verwachten we zowel integraal te kunnen werken op de terreinen van het sociaal domein en tevens de afzonderlijke aandachtsgebieden op een goede wijze te vertegenwoordigen.

1. De ASDI bestaat uit 10 personen (Inclusief voorzitter, penningmeester en secretaris). De leden dienen in Culemborg te Iemand kan op persoonlijke titel lid worden op grond van zijn/haar netwerk In Culemborg. Gestreefd wordt naar een leden bezetting met een brede vertegenwoordiging van de verschillende doelgroepen³ in Culemborg vanuit de vier aandachtsgebieden in het sociaal domein: WMO, Jeugd, Participatie en Inclusie.
2. De leden van de ASDI spannen zich in om een vorm van communicatie te organiseren organisaties of inwoners met die een brede afspiegeling⁴ vormen van de inwoners van Culemborg.
3. Bij de voordracht van een nieuw lid zal zo mogelijk Invulling worden gegeven aan de samenstelling als bij artikel 1.1 genoemd.
4. Indien onvoldoende Invulling kan worden gegeven aan de samenstelling als onder artikel 1 genoemd, kan de ASDI één van de leden aanwijzen die de ontbrekende doelgroep ad interimvertegenwoordigt.

5. De zittingsduur van de leden van de ASDI Is vier jaar, met de mogelijkheid van één periode voor eveneens vier jaar.
6. Bij een herbenoeming zal door de voorzitter een evaluatie met betrokken lid gevoerd
7. De ASDI stelt een rooster van aftreden vast. De secretaris beheert dit rooster van aftreden. Eénmaal per jaar wordt het rooster van aftreden geagendeerd.
8. Wanneer er een vacature voor een van de aandachtsgebieden ontstaat, zal de ASDI zo spoedig mogelijk met een nieuwe voordracht van een kandidaat voor het betreffende aandachtsgebied komen.
9. Bij tussentijdse vervanging van een lid van de ASDI, ontstaat er voor het nieuwe lid van de ASDI een nieuwe periode van vier jaar met de mogelijkheid om één keer herbenoemd te worden. Het kan betekenen dat het rooster van aftreden aangepast moet worden.
10. Indien een lid van de ASDI gedurende drie maanden de vergaderingen van de ASDI niet heeft bijgewoond, zal de voorzitter binnen een maand na de genoemde termijn overleggen met het betreffende lid hoe verdere Invulling gegeven kan worden aan het lidmaatschap van de ASDI. Afhankelijk van de situatie kan de vergoeding stopgezet worden.
11. Aftredende leden – Inclusief de voorzitter, secretaris en de penningmeester – blijven zo mogelijk hun functie waarnemen tot in hun opvolging is voorzien. Dit geldt niet In het geval van ontslag door het college van B&W op grond van disfunctioneren.

12. De ASDI kan groepen met de individuele leden vormen voor een specifiek aandachtsgebied, of een besluit nemen om een groep op te heffen of groepen samen te voegen. Vanaf  01-01-2023 kent de ASDI een viertal aandachtsgebieden, te weten: WMO, Jeugd, Participatie en Inclusie.

13. De ASDI Is gemachtigd tot het Instellen van projectgroepen voor specifieke Denk hierbij aan het schrijven van een jaarverslag, communicatie, website c.q. sociale media, voorbereiden gevraagd of ongevraagd advies en financiën.
14. Er kunnen specifieke projectgroepen worden samengesteld vanuit de vier aandachtsgebieden voor contacten en overleg met specifieke doelgroepen.
15. De ASDI heeft een permanente projectgroep, namelijk die van Inclusie (zie 16/m19)

16. Leden van de projectgroep Inclusie richt zich – naast haar reguliere taken binnen de ASDI - op een praktische manier op zaken als het geven van adviezen aan derden op het vlak van toegankelijkheid, onderhouden van de Hoogenood app of bijvoorbeeld het toetsen van winkels op toegankelijkheid
17. Ten behoeve van het uitvoeren van Inspecties beschikt de projectgroep Inclusie over een groep vrijwilligers.
18. De projectgroep Inclusie Is verantwoordelijk voor het werven, aansturen en Informeren van vrijwilligers.
19. Vrijwilligers die ressorteren onder de projectgroep Inclusie vallen niet onder dit huishoudelijk reglement. Ook ontvangen deze vrijwilligers geen vergoeding.

20. De ASDI streeft naar openheid in haar werk door middel van informatie op de website en eventueel sociale media en met regelmaat publicaties In de lokale krant. Hiertoe kunnen ook extra bijeenkomsten georganiseerd worden door de ASDI.
21. Er kunnen specifieke contactgroepen worden samengesteld vanuit de vier aandachtsgebieden voor contacten en overleg met specifieke doelgroepen, wanneer deze doelgroepen inhoudelijk over meerdere aandachtsgebieden verspreid zijn.
22. Leden van de ASDI zijn vrij om contacten te onderhouden en/of lid te zijn van de In artikel 21 genoemde doelgroepen.
23. Leden van de ASDI hebben de bevoegdheid de ASDI extern te vertegenwoordigen. Zij hebben echter niet de bevoegdheid daarbij bindende uitspraken of adviezen te geven. Dit dient ten alle tijden via de reguliere bijeenkomsten te verlopen.
24. Leden van Ieder aandachtsgebied voeren zo nodig periodiek overleg met betrokken beleidsmedewerker van de Van elk overleg wordt óf een terugkoppeling gegeven tijdens de volgende plenaire bijeenkomst, óf een schriftelijk verslag gemaakt en rondgestuurd naar de leden. Het verslag wordt door de secretaris gearchiveerd.
25. Leden van de projectgroep Inclusie zijn wel bevoegd (privaatrechtelijke) adviezen te geven aan derden, met uitzondering aan de gemeente Culemborg. Van gegeven adviezen wordt óf een terugkoppeling gegeven tijdens de volgende plenaire bijeenkomst, óf een schriftelijk verslag gemaakt en rondgestuurd naar de leden. Dit verslag is een agendapunt voor de plenaire vergadering. Het verslag wordt door de secretaris gearchiveerd.

26. Bij een vacature organiseert de ASDI een open werving In voor de hand liggende media wordt een advertentie geplaatst.
27. Tevens zal er een sollicitatiecommissie gevormd worden die bij voorkeur bestaat uit de voorzitter en een lid van betreffend aandachtsgebied.
28. In de advertentie wordt onder meer het profiel van het te werven lid genoemd.
29. Sollicitanten worden binnen drie weken na de sluitingsdatum uitgenodigd voor een gesprek
30. De geschikt bevonden sollicitant wordt voorgedragen in de plenaire vergadering. De kandidaat dient hierbij aanwezig te zijn en zal zichzelf voorstellen in de vergadering.
31. De vergadering neemt het besluit of de kandidaat bij B&W voorgedragen zal worden als nieuw lid van de ASDI.
32. De secretaris zal bij een positief besluit een brief sturen aan B&W met een kort curriculum vitae met het verzoek de nieuwe kandidaat aan te stellen.

33. De ASDI kent naast leden ook de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester. Gezamenlijk vormen zij het dagelijks bestuur van de ASDI.

34. De ASDI wijst vanuit haar midden een voorzitter aan. Tezamen met de penningmeester en de secretaris vormen zij het dagelijks bestuur en houdt toezicht op de algemene gang van zaken en bewaakt het werkbudget.
35. Roept de vergadering van de ASDI bijeen.
36. Stelt In overleg met de secretaris de agenda op voor de vergaderingen. Tevens draagt de voorzitter de verantwoordelijkheid voor;
    1. Bewaking van de activiteiten van de aandachtsgebieden en hun onderlinge samenhang.
    2. Bewaking van de voortgang van de activiteiten van ingestelde projectgroepen.
    3. De jaarplanning welke wordt afgestemd op de termijn agenda van de gemeente.
    4. Het (laten) opstellen van correspondentie.
    5. Het (laten) opstellen van het concept jaarverslag voor 1 april van het nieuwe kalenderjaar.
    6. Het verwerken van wijzigingen met betrekking tot de gemeentelijke verordening en het huishoudelijk reglement.
    7. Heeft de algemene leiding bij de vergadering en kan de vergadering zo nodig schorsen.
37. Overlegt Ieder kwartaal samen met de secretaris met de contactpersoon(en) van de gemeente over de voortgang. De voorzitter Is de eerste woordvoerder.
38. Is de vaste woordvoerder naar buiten over algemene zaken met de pers.
39. Is verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen, aanbevelen en uitdragen van de door de ASDI uitgebrachte adviezen.
40. Indien hiertoe aanleiding is, is het aan de voorzitter het gesprek aan te gaan met het betreffend lid in wie het vertrouwen is beschadigd of de samenwerking niet meer naar behoren verloopt. Er worden afspraken gemaakt over het vervolg.
41. Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken overgenomen door de waarnemend voorzitter. De voorzitter Is verantwoordelijk voor een goede overdracht van zijn/haar werkzaamheden.

42. De secretaris houdt samen met de voorzitter en de penningmeester toezicht op de algemene gang van zaken en op het werkbudget.
43. In overleg met de voorzitter Is het de taak van de secretaris:
    1. Te zorgen voor de verslaglegging van de vergadering en deze te verspreiden.
    2. De communicatie van de ASDI te verzorgen.
    3. Voert de eindredactie van de door de ASDI geformuleerde adviezen.
    4. Beheert het emailaccount van de ASDI.

44. In overleg met de voorzitter Is het de taak van de penningmeester om:
    1. De uitbetaling te verzorgen van onkosten en vacatie vergoedingen aan de leden.
    2. Desgevraagd verslag uit te brengen van gemaakte en nog te maken kosten van de budgetposten In de begroting.
    3. In overleg met de voorzitter het financieel jaarverslag op te stellen.

45. De secretaris en voorzitter stellen de agenda van de vergadering
46. De voorzitter leid de Bij diens afwezigheid wordt dit gedaan door de plaatsvervangend voorzitter.
47. De vergaderingen vinden plaats een maal in de maand via een vast schema (iedere derde donderdag van de maand). In de maanden juli en augustus wordt er niet vergaderd.
48. Op verzoek van de voorzitter of tenminste vier leden van de ASDI kan met opgave van redenen een extra vergadering bijeengeroepen worden.
49. Per vergadering wordt een verslag In de vorm van een uitgebreide actie lijst Deze wordt bij de volgende vergadering doorgenomen (voortgang actiepunten) en vastgesteld.
50. Per vergadering wordt een presentielijst
51. De ASDI kan derden – denk hierbij o.a. aan beleidsmedewerkers van de gemeente – uitnodigen voor de vergadering.
52. Leden van de ASDI kunnen bij het openen van een vergadering verzoeken tot aanpassing van de

53. Uitgangspunt van de ASDI is om via consensus overeenstemming te bereiken. Hierbij heeft Ieder lid één stem.
54. Tot besluitvorming wordt slechts overgegaan Indien ten minste twee derde van het aantal leden van de ASDI aanwezig is.
55. De besluiten van de ASDI worden bij gewone meerderheid – de helft plus één – genomen.
56. Indien bij het nemen van een besluit over een persoon of een zaak door geen van de leden om een stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht unaniem te zijn aangenomen.
57. Stemming over zaken gebeurt Een stemming over personen schriftelijk.
58. Indien bij stemming over een zaak In een vergadering de stemmen staken, wordt het voorstel in een volgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld.
59. Leden onthouden zich van deelname aan een advies- en besluitvormingsprocedure Inzake keuzen, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk aangaan.
60. Leden van de ASDI zijn verplicht tot geheimhouding van alle gelegenheden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en een vertrouwelijk karakter dragen.
61. De officiële adviezen en/of reacties van de ASDI worden door de secretaris verzonden naar de gemeenteraad en het college van B&W en gearchiveerd.

62. De vergaderingen van de ASDI zijn openbaar.
63. Degene die een vergadering wil bijwonen dient zich van tevoren te melden bij de secretaris een aan te geven welk onderwerp of vraag hij/zij ter sprake wil brengen. Indien het over een individueel conflict gaat met de gemeente zal de voorzitter geconsulteerd worden of de persoon in kwestie wel of niet uitgenodigd zal worden.
64. Zaken die specifieke personen betreffen, worden in een besloten vergadering
65. De ASDI stimuleert de openbaarheid van haar werk o.a. door middel van informatie op haar website, eventueel sociale media en met regelmaat publicaties In de lokale krant.

66. De leden van de ASDI worden uiterlijk 1 week voor de vergadering via een email uitgenodigd.
67. Wanneer een lid de vergadering niet kan bijwonen meldt hij/zij dit tijdig aan de secretaris.
68. Na een afwezigheid die langer duurt dan drie maanden, is het aan de voorzitter of een door hem aangewezen persoon het gesprek aan te gaan over de wederzijdse verwachtingen. Zie ook artikel 10.

69. Elk lid van de ASDI heeft het recht voorstellen in te dienen tijdens de vergadering van de ASDI om een ongevraagd advies aan de gemeenteraad en het college van B&W uit te brengen.
70. Deze voorstellen kunnen leiden tot het opstellen en uitbrengen van een ongevraagd advies van de ASDI aan de gemeenteraad en het college van B&W, mits in de vergadering van de ASDI hierover een gewone meerderheid van stemmen In verkregen.
71. In geval van een ongevraagd advies wordt in de Inleiding van dit gemotiveerd wat de aanleiding Is geweest waarom de ASDI dit ongevraagde advies uitbrengt aan de gemeenteraad en het college van B&W.
72. Een concept van een ongevraagd advies kan eventueel besproken worden met de wethouder, en/of college van B&W en/of de betrokken beleidsambtenaar. De resultaten van dit overleg zijn medebepalend of de ASDI alsnog haar adviesprocedure afrondt en tot het uitbrengen van het advies overgaat.
73. Een adviesaanvraag van het college welke betrekking heeft op onderzoek of rapportage van regionale diensten, worden door de ASDI behandeld als gemeentelijk beleid.
74. Een gevraagd of ongevraagd advies kan allen worden uitgebracht aan de gemeenteraad en het college van B&W.
75. In voorkomende gevallen⁶ zal een gevraagd advies per email aan de leden voorgelegd worden met het verzoek voor een bepaalde datum te reageren. De secretaris zal de uitgebrachte reacties verwerken In een concept reactie en deze voorleggen aan de voorzitter. De voorzitter geeft akkoord. De leden ontvangen per email een afschrift van het uitgebrachte advies.

76. Jaarlijks stelt het DB, zo mogelijk voor 1 april van het lopende kalenderjaar, in concept een Inhoudelijk jaarverslag op.
77. De ASDI stelt zo mogelijk voor 30 april het jaarverslag over het afgelopen jaar vast.
78. Het jaarverslag bespreekt minimaal onderstaande onderwerpen:
    1. De activiteiten die de ASDI en de projectgroepen hebben ondernomen.
    2. De adviezen die de ASDI In het betreffende kalenderjaar heeft uitgebracht.
    3. De samenstelling en eventuele verloop van de leden van de ASDI.
    4. Een opgave van de lidmaatschappen en/of externe vertegenwoordigingen.
    5. Een financiële verantwoording (lees: financieel jaarverslag).
79. Het jaarverslag inclusief het financiële jaarverslag wordt door de secretaris aangeboden aan de gemeenteraad en het college van B&W.

80. De leden van de ASDI ontvangen een vergoeding welke jaarlijks door het college van B&W wordt vastgesteld. De vergoeding is gebaseerd op het bijwonen van de vergaderingen van de ASDI en het actief deelnemen aan de taken en activiteiten van de Deze vergoeding wordt maandelijks uitbetaald door de penningmeester aan het eind van de maand. De maandelijkse vergoeding vervalt mogelijk bij een afwezigheid van langer dan 3 maanden (zie ook artikel 10).
81. Gemaakte onkosten en/of reis- en verblijfkosten buiten Culemborg ten behoeve van de werkzaamheden voor de ASDI worden, conform de door de ASDI vastgestelde “Reglement onkosten ASDI” vergoed (zie bijlage).
82. De ASDI kan In haar vergadering besluiten de frequentie en de hoogte van de onkostenvergoeding te wijzigen.

83. De leden van de ASDI kunnen werkzaamheden aangaan bij organisaties, mits het lidmaatschap geen belangenverstrengeling tot gevolg heeft met betrekking tot de onafhankelijke adviesfunctie van de ASDI. Bij twijfel zal overleg plaatsvinden met de voorzitter of men lid kan blijven van de ASDI.

84. De ASDI evalueert jaarlijks of vaker Indien nodig haar eigen functioneren, eventueel na publicatie van het jaarverslag. Conclusies van deze evaluatie wordt Ingezet bij het verbeteren van de werkwijze van de ASDI en kunnen aanleiding zijn tot het bijstellen van:
    1. Het huishoudelijk
    2. De verordening op de ASDI
    3. Het advies
    4. Het rooster van
    5. Het rooster van
    6. De regeling onkostenvergoeding ASDI.
    7. Budget aanpassingen binnen de begroting van de ASDI.
    8. Het plannen van nieuwe activiteiten en de budgettering hiervan voor het lopende boekjaar of het volgend boekjaar.

85. Het aangaan van het lidmaatschap van de ASDI betekent dat er Ingestemd wordt met dit huishoudelijk reglement.
86. Nieuwe leden van de ASDI ontvangen kopieën van het volgende:
    1. Het huishoudelijk reglement.
    2. Informatie over de onkostenvergoeding.
    3. Het meest recente jaarverslag van de ASDI.
87. Nieuwe leden kunnen een Inwerkprogramma krijgen en nemen In deze periode aan tenminste een of twee vergaderingen deel. Dit inwerkprogramma zal nader ingevuld worden.
88. In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het DB.

89. Het vastgestelde of gewijzigde huishoudelijk reglement treedt In werking op de dag dat de vergadering van de ASDI heeft Ingestemd met het huishoudelijk reglement
90. Dit huishoudelijk reglement Is een aanvulling op de gemeentelijke
91. Dit huishoudelijk reglement Is, overeenkomstig het bepaalde In 1, goedgekeurd en vastgesteld In de vergadering van de ASDI en In werking getreden – eventueel met terugwerkende kracht – op:

1. Leden van de ASDI kunnen reis-, entree-, verblijfs- en parkeerkosten buiten Culemborg
2. Declaraties worden via een daarvoor beschikbaar declaratieformulier Ingevuld en voorzien van betaalwijzen, Ingediend bij de penningmeester.
3. Voor de maken onkosten als cursus-, reis-, entree-, verblijf- en parkeerkosten Is vooraf toestemming nodig van de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter.
4. Onkosten die niet voorzien zijn In de begroting of een overschrijding van een budgetpost, dienen onmiddellijk en schriftelijk ter kennis worden gebracht aan het DB.
5. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het DB.